Allgemeine Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten in der VDMA Services GmbH

Wir, die VDMA Services GmbH (nachfolgend "VDMA Services“), freuen uns über [Ihr Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen]. Ihre Privatsphäre ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DS-GVO“). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist die:

VDMA Services GmbH
Lyoner Str. 18
60528 Frankfurt am Main

Tel.: +49 69 6603 1892

E-Mail: vdmaservices@vdma.org

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

 

Scheja und Partner Rechtsanwälte mbH

Adenauerallee 136

53113 Bonn

Tel.: +49 228 2272260

Kontakt: https://www.scheja-partner/kontakt/kontakt.html

 

 

2. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Post-Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Informationen, die während unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen notwendigerweise entstehen, wie zum Beispiel Angaben über Beginn, Ende und Umfang der Nutzung.

  

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

  

3.1 Vorbereitung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies für die Vorbereitung und Durchführung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist. Die Zwecke hängen vom konkreten Vertrag ab und umfassen insbesondere

 

·         die Erstellung und Bearbeitung von Angeboten;

·         die Abwicklung der abgeschlossenen Verträge;

• die Betreuung und den Service vor, während und nach der Geschäftsbeziehung mit Ihnen;

 Weitere Einzelheiten zu den Zwecken der Datenverarbeitung ergeben sich aus den jeweiligen Vertragsunterlagen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe b) DS-GVO. Sie müssen dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die für die Vorbereitung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, Ihre Anfrage zu bearbeiten bzw. den Vertrag zu erfüllen.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung eines Vertrages nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

  

3.2 Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um gesetzliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen, einzuhalten. Die Verpflichtungen können sich z.B. aus dem Handels-, dem Steuer-, dem Geldwäsche-, dem Finanz- oder dem Strafrecht ergeben. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung; die Verarbeitung dient in der Regel dem Zweck, staatlichen Kontroll- und Auskunftspflichten nachzukommen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c) DS-GVO. Wenn wir aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung Daten erheben, müssen Sie dabei diejenigen personenbezogenen Daten angeben, die für die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihre Anfrage ggfs. nicht bearbeiten.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

 

3.3 Wahrung berechtigter Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Dabei verfolgen wir folgende Interessen, die gleichzeitig die jeweiligen Zwecke sind:

Verwaltung von Verbandsmitgliedschaften, Dokumentation der vom VDMA erhaltenen Leistungen

Abfrageverwaltung inkl. gruppeninterner Workflows und Dokumentation

 

Beteiligungsmanagement inkl. Teilnehmerdokumentation für:

            - Umfragen

            - Aufruf zur Einreichung von Beiträgen

            - Veranstaltungen und technische Programme (im In- und Ausland)

            - Ausschusssitzungen und Programmausschüsse

 

Durchführung von:

           - Beteiligungsmanagement inkl. Teilnehmerdokumentation für

           - Umfragen

           - Aufruf zur Einreichung von Beiträgen

           - Veranstaltungen und technische Programme (im In- und Ausland)

           - Ausschusssitzungen und Programmausschüsse

Koordination der Zusammenarbeit in nationalen/europäischen/internationalen Gremien

Erfassung von Kontakten zu nationalen und internationalen Organisationen, Behörden und Ministerien

Sicherstellung des technischen Betriebs, Beseitigung von Fehlern und Störungen

Gewährleistung der Datensicherheit und Datenverfügbarkeit

Unternehmensführung und Controlling

Zugriff auf geschlossene Benutzer-Netzwerke, wie z.B. Electronic Paper System (EPS)

Versand von Newslettern und automatisierte Weiterleitung von Informationen mit werbefreiem Charakter, sofern Sie nicht widersprochen haben

Direktmarketing, sofern Sie nicht widersprochen haben.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von § 6 Abs. 1 Buchstabe f) GDPR. In Fällen, in denen Sie für die oben genannten Zwecke Daten angeben müssen, weisen wir ausdrücklich darauf hin. Ohne eine solche Bestimmung können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten.

Wir werden die Daten löschen, sobald sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine andere gesetzliche Verpflichtung besteht. In letzterem Fall werden wir die Daten löschen, nachdem eine andere gesetzliche Verpflichtung nicht mehr besteht].

 

3.4 Einwilligung

Sollten Sie eine Einwilligung für bestimmte Zwecke erteilt haben, so ergeben sich die Zwecke aus dem jeweils abgegebenen Inhalt dieser Einwilligung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO. In Fällen, in denen Sie hierfür Daten bereitstellen müssen, weisen wir ausdrücklich darauf hin. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihrem von der Einwilligung umfassten Wunsch nicht nachkommen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

  

4. Empfänger personenbezogener Daten

Interne Empfänger: Innerhalb der VDMA Services haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter Ziffer 3. genannten Zwecke benötigen.

Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb der VDMA Services weiter, wenn dies zur Abwicklung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt.

Externe Empfänger können sein:

 

a) Auftragsverarbeiter

Gesellschaften der VDMA Gruppe oder externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für das Angebot der Online-Dienste oder die Bereitstellung von vertragsrelevanten Inhalten (Lettershops, Druckereien etc.) Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

b) öffentliche Stellen

Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen.

c) Private Stellen

Händler, Kooperationspartner oder Hilfspersonen, an die Daten auf Basis einer Einwilligung oder einer Rechtsgrundlage übermittelt werden, beispielsweise Programmplaner, VDMA-Kooperationspartner, Messegesellschaften, Veranstaltungsorte, Veranstaltungsagenturen, Medienpartner etc.

 

5. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie eine Selbst-Zertifizierung des Empfängers für das EU-US Privacy Shield oder die Vereinbarung sogenannter EU- Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt.

Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.

 

 

6. Speicherdauer

Die Speicherdauer personenbezogener Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung.

Zusätzlich gilt generell: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerspruchs löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

 

7. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im Einzelnen:

 

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

 

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.

 

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen

Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

 

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

 

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

 

Widerspruch gegen Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

 

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

 

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

 

Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an datenschutz@vdma.org oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. [Beim Widerruf einer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben].

 

8. Angebote Dritter

Dienste anderer Anbieter, auf die im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung verwiesen wird, wurden und werden von Dritten gestaltet und bereitgestellt. Wir haben keinen Einfluss auf Gestaltung, Inhalt und Funktion dieser Drittdienste. Wir distanzieren uns ausdrücklich von allen Inhalten sämtlicher Angebote Dritter. Bitte informieren Sie sich insoweit gegebenenfalls direkt bei den Anbietern dieser Drittangebote.

  

9. Status

Es gilt die aktuellste Version dieser Datenschutzerklärung.

 

Stand: Dezember 2019